Assistant(e) de Direction au Cabinet du Maire (f/h)
Entreprise
Epinay-sur-Seine est une Ville de 55 000 habitants, située dans le département dynamique de la Seine-Saint-Denis. Elle offre un cadre de travail agréable, en bordure des berges de Seine et est accessible grâce à de nombreux moyens de transports. Terre de Jeux 2024 Epinay-sur-Seine est une Ville porteuse de projets d’envergure, tant au niveau culturel que sportif.
Être agent à Epinay-sur-Seine, c’est aussi faire le choix d’une qualité de vie au travail, la Ville s’est engagée depuis plusieurs années pour proposer une programmation interne qui rend les conditions de travail agréables
Poste
Au sein du Cabinet du Maire, vous apporterez une aide permanente à M. le Maire, aux élus et au Chef de Cabinet, en termes d’organisation, de logistique et de suivi des demandes. Vous travaillerez en binôme avec l’assistante du Maire et vous assurerez également ses missions en son absences. Vos principales missions sont :
Gestion et suivi d’une partie des demandes faites au Cabinet :
- Rédiger des courriers d’intervention
- Assurer la permanence téléphonique « Allo Monsieur le Maire » en alternance avec les autres membres du Cabinet, de 18h à 20h, 1 lundi sur 3 hors vacances scolaires
- Envoyer chaque mois les courriers aux nouveaux acquéreurs à Epinay-sur-Seine
- Rechercher des informations auprès des services municipaux
- Être le garant de l’image de la collectivité et des élus
Secrétariat (accueil téléphonique et physique) au Cabinet du Maire :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails adressés au Cabinet
- Préparer les dossiers à la demande du Maire et du Chef de cabinet
- Gérer et traiter les parapheurs à signer par le Maire ou les élus
- Appeler les interlocuteurs avec lesquels Monsieur le Maire souhaite échanger au téléphone
- Préparer le tableau hebdomadaire des rendez-vous du Maire pour l’accueil de l’Hôtel de Ville
- Assurer la transmission des informations entre le Cabinet et les services municipaux, ainsi qu’avec les partenaires et les interlocuteurs (autres collectivités territoriales, instances extérieures) du Cabinet
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
- Réaliser la mise en forme de documents de formes et contenus divers (courriers, mails, tableaux, mailing …)
- Organiser le classement et la gestion des dossiers par la mise en place d’outils de gestion
- Rédiger des courriers types
- Tenir à jour l’annuaire des contacts habituels du Cabinet
Profil
- Niveau BAC ou BAC+2
- Maîtrise parfaite des logiciels et matériels bureautiques
- Bonne connaissance de la collectivité, des interlocuteurs ainsi que des circuits et procédures administratives
- Connaissance des règles d’expression orale et écrite de qualité
- Sens de l’accueil
- Grand sens de l’organisation et des priorités
- Savoir gérer les urgences
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Bon relationnel, rigueur et autonomie
- Disponibilité
POSTE OUVERT AU GRADE D’ADJOINT ADMINISTRATIF CONFIRME
Afin de continuer à développer l’accès à nos métiers aux femmes comme aux hommes, toutes les candidatures, qu’elles soient féminines ou masculines sont les bienvenues